Digitale medicatieverificatie door poliklinische patiënten via een geïntegreerd elektronisch dossier: eerste resultaten na implementatie

Medicatieverificatie is een essentieel proces om de veiligheid en effectiviteit van medicamenteuze behandelingen te waarborgen en het actuele geneesmiddelgebruik inzichtelijk te maken, zodat wijzigingen correct aan de volgende zorgverlener kunnen worden overgedragen [1,2]. Bij een ziekenhuisbezoek heeft de medisch specialist vaak geen volledig beeld van de medicatiegeschiedenis en de actuele thuismedicatie van de patiënt. Daarom is het van belang om het medicatiegebruik te inventariseren en eventuele onjuiste gegevens te corrigeren, zodat een actueel medicatieoverzicht (AMO) in het patiëntdossier aanwezig is. Hoewel medicatieverificatie onmisbaar is voor veilige medische zorg, is het ook een tijdrovend proces dat, veelal uitgevoerd door een apothekersassistent, per patiënt 1015 minuten in beslag neemt [2]. Dit vraagt om efficiëntere werkwijzen, zeker gezien de personeelsschaarste in de zorg en een groeiende zorgvraag binnen de samenleving.

Medicatieverificatie is één van de processen in Nederlandse ziekenhuizen die zich goed leent voor digitalisering. Hierdoor kan een verschuiving plaatsvinden van fysieke of telefonische verificatiegesprekken naar digitale medicatieverificatie, waardoor het proces efficiënter kan worden ingericht. Patiënten ontvangen digitaal een overzicht van de beschikbare medicatiegegevens, die zij zelf kunnen controleren en waar nodig corrigeren. Vervolgens kunnen zorgverleners in het ziekenhuis deze informatie overnemen in de actuele medicatielijst in het patiëntendossier.

In Gelre ziekenhuizen (Apeldoorn/Zutphen) wordt hiervoor sinds juni 2023 voor het eerst gebruikgemaakt van een ‘all-in-one’-systeem voor geïntegreerde medische en medicatiegegevens, dat beschikbaar is in het elektronisch patiëntendossier (EPD) HiX (versie 6.3, ChipSoft, Amsterdam) [3]. Hiermee worden medicatiegegevens vanuit het Landelijk Schakelpunt (LSP) ontsloten en zichtbaar gemaakt naast de bekende medicatiegegevens in het medicatiedossier van de patiënt.

Deze studie onderzocht de respons op de digitale medicatieverificatie en de verschillen tussen patiëntenpopulaties op vier poliklinieken kort na de implementatie van deze werkwijze

Er werd een retrospectief, observationeel cohortonderzoek uitgevoerd bij patiënten die tussen juli 2023 en februari 2025 een afspraak hadden op de poliklinieken neurologie (NEU), preoperatieve screening (POS), cardiologie (CAR) of oncologie (ONC) in Gelre ziekenhuizen. Het onderzoek richtte zich op het verkennen van de mogelijkheden en uitkomsten van digitale medicatieverificatie. De keuze voor deze poliklinische setting was gebaseerd op het geplande karakter van de zorg, waarbij patiënten doorgaans voldoende gelegenheid hebben om hun medicatieoverzicht voorafgaand aan het consult op juistheid te controleren.

Alle gebruikte persoonsgegevens werden tijdens de dataverzameling gepseudonimiseerd, zodat de gegevens niet tot individuele personen konden worden herleid.

Patiënten werden geïncludeerd als een geverifieerd emailadres bekend was en zij via het patiëntenportaal een digitale uitnodiging voor medicatieverificatie ontvingen. Acht dagen voorafgaand aan de polikliniekafspraak werden medicatiegegevens opgevraagd via het LSP en gecombineerd met eerdere medicatiegegevens uit het EPD. Zeven dagen voor de afspraak ontvingen patiënten per email een verzoek om hun medicatiegegevens te controleren en, indien nodig, aan te passen via een digitaal webformulier. Nadat patiënten de medicatiegegevens via het portaal hadden ingezonden (responders), werden deze gegevens zichtbaar in het EPD. De gegevens werden vervolgens beoordeeld door een apothekersassistent en ten slotte overgenomen als actuele medicatielijst. Bij onduidelijkheden nam de apothekersassistent telefonisch contact op met de patiënt voor nadere toelichting.

Wanneer de digitale vragenlijst niet was ingevuld, kreeg de patiënt drie dagen vóór de afspraak een herinnering met het verzoek het webformulier alsnog in te vullen. Eén dag voorafgaand aan de afspraak werd het webformulier gesloten voor verwerking. Bij patiënten die het formulier niet hadden ingevuld (non-responders) werd op de dag voorafgaand aan de poliklinische afspraak een telefonisch medicatieverificatiegesprek uitgevoerd.

Tijdens de studieperiode werden de responspercentages via het patiëntenportaal gemonitord. Voor zowel responders als non-responders werden van een willekeurig aantal patiënten retrospectief de volgende gegevens uit het EPD verzameld via Castor EDC: specialisme, responder (ja/nee), leeftijd, het aantal en type geneesmiddelen (ATC-groep) na verificatie en het aantal risicogeneesmiddelen op basis van de Richtlijn Polyfarmacie bij ouderen [4,5].

Een patiënt werd als risicopatiënt geclassificeerd indien deze voldeed aan ten minste één van de volgende criteria:

• leeftijd ≥ 70 jaar;
• gebruik van ≥ 5 geneesmiddelen;
• gebruik van ≥ 3 risicogeneesmiddelen.

De initiële implementatie vond plaats op de polikliniek neurologie. Alleen binnen deze setting werden gegevens verzameld over het aantal door de patiënten ingevoerde wijzigingen en de tijd die de apothekersassistent nodig had om de aangeleverde medicatiegegevens te verwerken.

De primaire doelstelling van dit onderzoek was het vaststellen van het responspercentage voor digitale medicatieverificatie.

De secundaire doelstelling was een vergelijking van de patiëntkenmerken tussen responders en non-responders en tussen de verschillende poliklinieken. Hierbij werden leeftijd, het aantal risicopatiënten, het aantal gebruikte geneesmiddelen en het aantal risicogeneesmiddelen vergeleken. Daarnaast werd voor de polikliniek neurologie de verwerkingstijd van digitale medicatieverificatie door de apothekersassistent gemeten.

De gegevens werden geanalyseerd met Rstudio versie 2024.12.0+467 en R versie 4.4.2 (Windows), waarbij beschrijvende data-analyse werd toegepast [6]. Er werd een Shapiro-Wilk-toets gebruikt om te toetsen of de gegevens normaal verdeeld waren. Bij een normale verdeling werd voor getalwaarden het gemiddelde met standaarddeviatie berekend. Bij een niet-normale verdeling werden de mediaan met interkwartielafstand (IQR) en het bereik (minimummaximum) gerapporteerd.

Om verschillen tussen groepen te analyseren werd bij een normale verdeling van de data een Student-t-toets uitgevoerd. Voor niet-normaal verdeelde data werd een Wilcoxon-rangsomtoets uitgevoerd. Een P-waarde < 0,05 werd beschouwd als statistisch significant.

Van de patiënten die in aanmerking kwamen voor digitale medicatieverificatie was 68% per email bereikbaar. Het gemiddelde responspercentage in deze groep was 47% (NEU 37%, CAR 38%, ONC 48% en POS 68%).

In totaal werden gegevens van 2262 patiënten geanalyseerd, van wie 988 als responders en 1274 als non-responders werden geclassificeerd. Tabel 1 toont de verdeling van leeftijd, het aantal geneesmiddelen en het aantal risicogeneesmiddelen van de geïncludeerde patiënten per polikliniek.

Per polikliniek varieerde de leeftijdsopbouw van de patiënten, waarbij CAR de oudste en POS de jongste patiëntenpopulatie had. Op de poliklinieken NEU, CAR en ONC werden significante leeftijdsverschillen vastgesteld tussen responders en non-responders, waarbij de non-responders een hogere mediane leeftijd hadden.

Het mediane geneesmiddelengebruik was het hoogst bij CAR en het laagst bij POS. Ook het gebruik van risicogeneesmiddelen was het hoogst bij CAR en lager bij de overige poliklinieken.

In de totale onderzoekspopulatie was het percentage risicopatiënten lager onder responders dan onder non-responders. Het percentage risicopatiënten verschilde tussen de poliklinieken: bij CAR werd vrijwel iedereen als risicopatiënt geclassificeerd, terwijl de percentages risicopatiënten bij POS het laagst waren.

Als alleen naar de verdeling van de risicofactoren binnen de groep risicopatiënten wordt gekeken (zie figuur 1), dan wordt deze bij CAR voornamelijk bepaald door de leeftijd en in de POS-groep door het geneesmiddelengebruik. Voor NEU en ONC kan hierover geen uitspraak worden gedaan, omdat de verschillen niet significant zijn. Binnen de polikliniek neurologie bedroeg de mediane verwerkingstijd van een digitale medicatieverificatie 1,9 minuut per patiënt. Per patiënt werden mediaan twee wijzigingen aangebracht in de digitaal ingevulde medicatiegegevens ten opzichte van de beschikbare bronmedicatiegegevens.

De effectiviteit van digitale medicatieverificatie wordt in belangrijke mate bepaald door de mate waarin patiënten digitaal bereikbaar zijn. Niet alle patiënten hebben toegang tot digitale middelen en een aanzienlijk deel van de bevolking beschikt over beperkte taal en digitale vaardigheden. Van de bevolking in Nederland heeft bijvoorbeeld 15,9% van de 16-65-jarigen een lage taalvaardigheid, tegenover 38,8% van de 66-plussers, wat de communicatie in het algemeen en het gebruik van digitale systemen in het bijzonder kan bemoeilijken [7]. Binnen Gelre ziekenhuizen was van 32% van de patiënten geen geverifieerd emailadres geregistreerd, waardoor zij geen directe uitnodiging of herinnering voor het invullen van de vragenlijst digitaal konden ontvangen.

Eerder onderzoek van Van der Nat et al. liet zien dat patiënten via een online persoonlijk gezondheidsdossier een goed inzicht kunnen verkrijgen in hun medicatiegebruik en voldoende voorbereid zijn op hun ziekenhuisbezoek wat betreft medicatieverificatie [8]. Deze nieuwe werkwijze vergroot de eigen regie van responders over hun medicatiegebruik binnen het zorgproces. De huidige digitale bereikbaarheid via email, evenals de responspercentages binnen het patiëntenportaal, bieden daarnaast nog ruimte voor verdere optimalisatie.

De resultaten met betrekking tot de verdeling van patiëntkenmerken tonen aan dat de CAR-groep de oudste patiëntenpopulatie had en het hoogste aantal geneesmiddelen en risicogeneesmiddelen gebruikte, terwijl de POS-groep relatief jonger was en het laagste geneesmiddelengebruik had. Op grond van de ingeschatte morbiditeit van patiënten op de verschillende poliklinieken zijn de onderlinge verschillen in leeftijd en geneesmiddelengebruik verklaarbaar en kenmerkend voor de betreffende populaties. Het aantal risicopatiënten tussen de poliklinieken is in deze studie echter niet vergelijkbaar vanwege selectiebias (zie Dataverzameling).

Het verschil in classificatie als ‘risicopatiënt’ lijkt samen te hangen met de gemiddeld hogere leeftijd van de non-responders en het grotere aantal risicogeneesmiddelen dat zij over het algemeen gebruiken. Dit kan betekenen dat een hogere leeftijd en het gebruik van meer risicogeneesmiddelen, als indicator voor comorbiditeit, samenhangen met deelname aan digitale medicatieverificatie. Op basis van de huidige gegevens kan echter nog geen definitieve conclusie worden getrokken. Aanvullend onderzoek is nodig om deze bevindingen te bevestigen. De geringe variatie in de onderzochte patiëntkenmerken, zoals leeftijd, aantal risicogeneesmiddelen en de totale hoeveelheid gebruikte geneesmiddelen, beperkt echter de mogelijkheid tot subgroepanalyse.

Non-responders waren gemiddeld ouder en gebruikten vaker (risico)geneesmiddelen dan responders, maar deze verschillen lijken deelname aan digitale medicatieverificatie niet wezenlijk te beperken. Ook oudere patiënten met complexer medicatiegebruik namen deel aan digitale medicatieverificatie. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat naasten hierbij substantiële ondersteuning bieden, gezien het aantal verificaties dat in het weekend werd ingediend.

Toekomstig onderzoek zou zich kunnen richten op het wegnemen van barrières bij non-responders en op het meenemen van demografische en sociaal-cognitieve factoren om verschillen tussen groepen beter te begrijpen, zoals ook eerder is beschreven door Van der Nat et al. [9]. Onderzoek van Ebbens et al. toont aan dat digitale medicatieverificatie door patiënten als even veilig wordt ervaren als verificatie door een apothekersassistent. In onze studie bedroeg de mediane verwerkingstijd van digitale medicatieverificatie 1,9 minuut per patiënt. Eerder onderzoek rapporteerde een verwerkingstijd van 10-15 minuten voor traditionele medicatieverificatie [2,10]. Digitale medicatieverificatie kan daardoor aanzienlijke tijdswinst voor zorgverleners opleveren en bijdragen aan een efficiëntere inzet van personele capaciteit en vermindering van de werkdruk in de klinische praktijk.

Dit onderzoek laat zien dat digitale medicatieverificatie binnen de onderzochte poliklinieken een efficiënte methode is om patiënten hun eigen medicatiegegevens te laten verifiëren. Hoewel iets minder dan de helft van de patiënten gebruikmaakte van de digitale medicatieverificatie, laten de resultaten zien dat deze werkwijze potentie heeft voor verdere implementatie en opschaling. Emailbereikbaarheid is hierbij een belangrijke succesfactor en het verhogen van de respons blijft een aandachtspunt. Er werden geen belangrijke verschillen waargenomen tussen responders en non-responders, noch tussen de verschillende poliklinieken, wat suggereert dat de methode breed toepasbaar is binnen diverse patiëntengroepen. Daarnaast bleek digitale medicatieverificatie door de patiënt een aanzienlijke tijdswinst op te leveren ten opzichte van een fysieke of telefonische medicatieverificatie door apothekersassistenten. Dit biedt een relevante meerwaarde voor zorgverleners, gezien de toenemende druk op de zorgcapaciteit.